Congres Organiseren, doe als NASA

congres-full-service-9c492cb52c68a3ba5b41c68ac02e4423

Bijna showtime
Ik sta al bij de regietafel. Even later worden de andere drummers ook gewenkt door de regisseur en zij lopen stilletjes naar voren. Sommige gasten (medewerkers bank) kijken even nieuwsgierig naar hun maar wenden dan hun blik weer naar voren naar de presentator en de grote TV-schermen waarop wisselende beelden en slogans voor het nieuwe bedrijf te zien zijn.

Verscholen in het halfdonker wachten we bij de regie ruimte. Tientallen lampjes knipperen, mannen kijken geconcentreerd naar beeldschermen waarop gekleurde balkjes heen en weer flitsen. We zien beelden van de twee camera´s die vóór en naast het podium staan. Voortdurend worden schuifjes heen en weer geschoven terwijl de regisseur zachtjes maar resoluut aanwijzingen geeft. Opperste concentratie hier in deze NASA-achtige ruimte.

fotowerkwijze_congresorganisatie

Better safe than sorry?
Toegegeven, om het organiseren van een congres te vergelijken met een reis naar de maan is een beetje vergezocht. Toch zijn er overeenkomsten in de aanpak van zo´n event en een groot bedrijfsevenement. Organisatoren vinden het soms lastig om een sessie met Drum Cafe in te plannen omdat ze denken dat het niet past en dat zij er dan op worden afgerekend. Maar is het ook nodig om op safe te spelen? De vraag is misschien eerder: hoe zorg je ervoor dat je niet sorry hoeft te zeggen tenzij je bedoeld: sorry, ik had veel eerder met Drum Cafe in zee moeten gaan :-).

Doelgroep
Drum Cafe weet dat als iemand een congres of ander groot evenement organiseert, er aan heel veel zaken gedacht moet worden. Passende locatie, eten en drinken, overnachtingen, heen- en terugreizen,  sprekers: alles moet goed doordacht zijn.

3e638f6845a6b307dccb6845e4267194En ook al heb je gepassioneerde sprekers en interessante workshops, het moment komt dat de aandacht afneemt. Dan moet je als organisator zorgen dat de aanwezigen nieuwe energie krijgen. Dat werkt het beste door mensen in een niet-alledaagse setting door een ´energizer´ uit hun rationele denken te halen.

De eventmanager heeft daarbij de  verantwoordelijkheid om te zorgen dat het entertainment aansluit bij de doelgroep. Entertainment mag niet banaal, seksistisch of ordinair zijn. Iedereen moet het entertainment appreciëren en niemand mag zich aangevallen voelen het moet passen in een zakelijke omgeving

Als Drum Cafe geven we interactieve energizers met drums,  Boomwhackers of body-beats.
Maar we begeleiden ook teambuilding en managementtrainingen waar we mensen uit hun comfort-zone halen en ze juist contact mogen of zelfs moeten maken met hun buren.

Dia 1Doelstelling
Heel belangrijk is dus dat we vóóraf goed doorspreken wat de doelgroep is en de verwachte resultaten. We zijn ons bewust van het effect van het event binnen de strategie, bedrijfscultuur, context en bedrijfsdoelstellingen. We wéten dus gewoon waarom we een bepaalde keuze maken.

Check, check, dubbelcheck
Onlangs was ik op een bijeenkomst met een bont gezelschap om best practices met elkaar te delen. Daar kan ik oprecht van genieten omdat iedereen de kans heeft om nieuwe ideeën op te doen, geïnspireerd te raken en te leren ons werk te verbeteren. Eén discussie is mij in het bijzonder bijgebleven omdat ik me er niets bij voor kon (en kan) stellen. Een eventplanner vertelde dat zij nooit een draaiboek maakt. “Alles zit in mijn hoofd” was haar reactie op mijn vragen. Welke vragen ik ook stelde om voor mezelf helder te krijgen hoe zij dat dan toch doet: als zij ziek worden of de auto niet wil starten? Noem maar op. Nee, het was simpel, ook haar collega wist wel wat in haar hoofd zat want ze werkten al zo lang samen. De meeste aanwezigen reageerden op zijn zachts gezegd verbaasd.

congres-organiseren-grote-zaal-beurs-van-berlage-amsterdamTjonge, waar zou ik zijn zonder mijn draaiboeken? Soms is mijn hoofd een vergiet en hoe meer je wilt of moet onthouden, hoe minder erin blijft zitten. Althans zo lijkt het. Zelfs voor verjaardagsfeestjes – toen ik die nog voor mijn zoons organiseerde – maakte ik een draaiboekje. Noem het beroepsdeformatie, noem het control freak, noem het wat je wilt. Het gaf mij en andere betrokkenen rust en het werd een stuk eenvoudiger om te improviseren als iets anders liep dan voorzien.

Dus doe zoals de NASA bij het plannen van een ruimtereis: bedenk en controleer zoveel als je kunt, hou je aan het draaiboek en vertrouw daarbij op het improvisatietalent van zorgvuldig uitgekozen medewerkers en professionele partners.

Fijne dag verder,
Patrick Tromp
CEO Drum Cafe

Comfort Zone

Step out of your story.

What the heck

There´s another one. I spot it instantly as he walks into the hall. His face and body language scream:´I´m not in the mood´….definitely.

Could be a ton of reasons off course. Perhaps he´s just tired. Tired because getting up very early this morning to get here on time. Meeting new colleagues, hear all kind of business talk, generate new idea´s….so he´s exhausted. I understand.

But I see something else. A kind of anxiety, perhaps even fear. I wonder if questions like this wonder round his mind: ´what´s gone happen here, what do they expect from me´.

Where are you afraid of?
You’ve heard people say you need to get out of your comfort zone, right? You need to stretch yourself, they say. It’ll be good for you. Everyone seems to agree with this idea, but what do we actually know about the comfort zone? Aside from the fact that this idea seems to be true:

dc-cz

Comfort Zone
The most scientific explanation of what a comfort zone is relates it to anxiety levels. Your comfort zone is any type of behavior that keeps you at a steadily low anxiety level. Imagine something you do all the time, like cooking dinner or commuting to work, or watching TV.

Simply, your comfort zone is a behavioral space where your activities and behaviors fit a routine and pattern that minimizes stress and risk. It provides a state of mental security. You benefit in obvious ways: regular happiness, low anxiety, and reduced stress.

Although people often refer to ‘getting outside your comfort zone’ in terms of trying new things, anything that raises your anxiety levels can be counted as being outside that zone. If commuting to work makes you anxious because the traffic is bad or you don’t like being on a train full of people, for instance, you’re not going to be comfortable in that situation.

So, now you are here
Getting stuck in a routine is easy to do. After all, we’re creatures of habit. We eat the same breakfast every morning, order the same coffee at Starbucks and get to work at the same time.

But for entrepreneurs, playing it safe could be curtailing business success. When’s the last time you stepped out of your comfort zone and took on a new challenge? Breaking your own mold can only make you stronger and more confident to reach higher levels in your professional and personal life.

Make a fool out of yourself
One of the biggest things that holds many of us back is our fear of what people think. After all, you don’t want people to think you’re weird or rude or creepy or obnoxious or annoying, do you?

But wait — think about the most lovable, magnetic people you’ve come across in your life. Odds are, they weren’t the meek, agreeable people who are reliably pleasant to be around. They were the people who were crazy and charming. People who blurted out silly, maybe inappropriate things, or who made huge, slap-your-forehead mistakes, or who were over the top most of the time, but others forgave them for being less than perfect and in fact, liked them for it.

So shatter your concern for what people think of you. You’re allowed to be less than perfect, and you may find that people like you more for it, because it makes you a more exciting person to be around. Get laughed at, laugh with ‘em. Do something you normally wouldn’t do for fear of looking like an idiot. Be that idiot. You’ll be fine.

dontknow

The point of stepping out of your comfort zone is to embrace new experiences and to get to that state of optimal anxiety in a controlled, managed way, not to stress yourself out. Take time to reflect on your experiences so you can reap the benefits and apply them to your day to day activities. Then do something else interesting and new. Make it a habit if you can. Try something new every week, or every month.

So, step out of your story, pick up the drum, beat the odds  and have a nice day,

Patrick, CEO Drum Cafe
Tips:

Find or date someone crazy. When you discover that person who brings out the

  • adventurous side from within you, it will help to encourage your development tremendously.
  • Spontaneity is a great contrast to someone like yourself who may not be comfortable or familiar with stepping out of your comfort zone often.
  • If you’re having a hard time stepping out of your comfort zone, start small and build your way up. But keep building your way up.
  • Be yourself. Never try to be someone that you’re not, be unique. You’ll live a much happier life doing this. Also this will make it so that you may only live once, but if you do it right once is enough. And everyone else is already taken. Which is good and everyone one (as long as they’re good) is significant and no one is more important than the next.
  • Be as diverse as possible. Sometimes getting out of your comfort zone can require lot of time. Don’t panic, be patient and always believe that nothing is impossible.
  • Luck happens when preparedness meets the opportunity. So step out of your comfort zone and try new things. Don’t be afraid to take the opportunities that comes along, because you’ll never know when you’ll be rewarded for it.

Warnings

  • It’s good to not know what will happen, to ignore dangers a little bit less and to take risks a little bit more. Just don’t ignore dangers too much, always keep yourself safe and do not take risks you will end up regretting in the future!
  • Don’t confuse stepping out of your comfort zone with being reckless and stupid. There’s a difference between being reckless and accepting risks. Reckless people don’t accept risks-they don’t even think about them. You should know the risks, and decide to go through with the decision anyway, ready and willing to accept the consequences if things don’t work out.
  • Don’t do anything that would most likely cause self-harm. Especially when you’re at risk of someone else hurting you in any physical way. Might also be a good idea though to know self-defense if this is the case. But don’t be scared.

 Tools:
If you want to push your comfort zone’s boundaries but you’re not sure where to start, there’s actually a tool online to measure your comfort zone.

A short questionnaire about your comfort levels in professional, lifestyle and adrenaline-related events gives you a score and an idea about how big or small your comfort zone is. It also includes some reading and activity suggestions for increasing your comfort levels in each area.

Madness

 I came after the lunch break and saw those people on stage being busy and acting a little crazy.
I first thought: why should I also do so but afterwards I also beat the drum.
The enthusiasm and commitment of the team has persuaded me.  I certainly don’t regret.  It is due to their strange games and crazy question-and-answer rhythms everyone out of their comfort zone.
R
eally, we did strange things with each other. Thing you don´t likely do in the morning before the congress started.
It was a lot of fun because we were all in there togetherr so actually you where the strangers if you hadn´t fit in with the rhythm.
It gave me a lot of energy which continued througout the whole conference and gave us a clear focus for the rest of the day.
Usually after 20 minutes or so your attention weakens when somebody gives a speech, but after this interactive session it seemed like we could listen for hours.
Quote participant workshop Aalsmeer.

Muziekonderwijs terug op scholen

Zoals u misschien niet ontgaan is, is er de laatste tijd veel te doen geweest om het muziekonderwijs te herintroduceren op basisscholen. Op 10 februari j.l. had het programma: ‘De wereld draait door’, er zelfs een speciale thema-uitzending aan gewijd op tv.
Hier kunt u de uitzending terugkijken

Muziekeducatie staat hoog op de politieke agenda. Landelijk wordt er extra geld vrijgemaakt door publieke én private partijen. Al in 2014 is er door de Rijksoverheid een campagne van start gegaan om dit te stimuleren.

Het Nederlandse bedrijfsleven is tevens bereid om miljoenen euro’s te investeren in goed muziekonderwijs. Dit is het eerste grootschalige publiek-private initiatief waarvan alle ruim 7000 basisscholen kunnen profiteren. Minister Jet Bussemaker (onderwijs, cultuur) heeft al 25 miljoen euro beschikbaar gesteld, de bedoeling is dat particuliere fondsen en bedrijven dat bedrag verdubbelen.
Veel onderzoeken wijzen uit dat er een groot draagvlak in de samenleving is voor meer en beter muziekonderwijs.

P1170290   P1170292 Waarom is muziekeducatie zo belangrijk?
In onze cultuur neemt het passief ondergaan van muziek steeds meer toe, terwijl het actief muziek zowel in de muziekscholen als op de gewone scholen afneemt.
Muziek maken is een uitdagende taak voor de hersenen, hieronder een aantal voordelen op rij:

· Kinderen op muziekles kunnen jaren later nog profiteren van een scherper brein, zelfs als ze dan niet meer muziek maken. Het houdt de hersenen namelijk levenslang scherp fitter en beter in staat zich aan te passen aan het ouder worden.
· Muziek leerlingen scoren beter op verschillende cognitieve testen, dan leerlingen die nooit hadden geleerd een instrument te bespelen of noten te lezen.
· Muziek bevorder het ruimtelijk inzicht en het voorstellingsvermogen, ook bevorderd het de hersenfunctie van hogere activiteiten als wiskunde en schaken.
· In klassen waar regelmatig muziekonderwijs wordt gegeven, zijn er minder leerlingen die uit de boot vallen. Kinderen zijn over het algemeen evenwichtiger, toleranter en voorzichtiger in de omgang met anderen. Het aantal kinderen dat wordt gepest, is in de klassen met muziekles bijna twee maal zo laag als in de klassen zonder extra aandacht voor muziek.
· Samen muziek maken is een geschikt middel is om conflicten van de puberteit, gevoelens van agressiviteit en trots te verzachten en onzekerheid te ondersteunen.
Muziek maken kan sterk wisselende stemmingen opvangen.

P1170312
Kortom: muziek is belangrijker dan je denkt, het doet wat met je. Muziek maakt slim. Leerlingen groeien hierdoor op tot niet alleen meer intelligente, maar ook socialere mensen. Uiteindelijk zal dus muziekonderwijs een positief effect hebben op de algehele samenleving en onze toekomst.

Drum Cafe bied laagdrempelige interactieve muzieksessies aan voor jong en oud. We willen laten beleven dat muziek maken voor iedereen een positieve bijdrage kan leveren, dus voor kleine en grote kinderen;-)

P1170313
Wilt u meer lezen over dit onderwerp, hier onze tip:
Fonds voor Cultuur en participatie / Kinderen maken muziek

PH & PT