Congres Organiseren, doe als NASA

congres-full-service-9c492cb52c68a3ba5b41c68ac02e4423

Bijna showtime
Ik sta al bij de regietafel. Even later worden de andere drummers ook gewenkt door de regisseur en zij lopen stilletjes naar voren. Sommige gasten (medewerkers bank) kijken even nieuwsgierig naar hun maar wenden dan hun blik weer naar voren naar de presentator en de grote TV-schermen waarop wisselende beelden en slogans voor het nieuwe bedrijf te zien zijn.

Verscholen in het halfdonker wachten we bij de regie ruimte. Tientallen lampjes knipperen, mannen kijken geconcentreerd naar beeldschermen waarop gekleurde balkjes heen en weer flitsen. We zien beelden van de twee camera´s die vóór en naast het podium staan. Voortdurend worden schuifjes heen en weer geschoven terwijl de regisseur zachtjes maar resoluut aanwijzingen geeft. Opperste concentratie hier in deze NASA-achtige ruimte.

fotowerkwijze_congresorganisatie

Better safe than sorry?
Toegegeven, om het organiseren van een congres te vergelijken met een reis naar de maan is een beetje vergezocht. Toch zijn er overeenkomsten in de aanpak van zo´n event en een groot bedrijfsevenement. Organisatoren vinden het soms lastig om een sessie met Drum Cafe in te plannen omdat ze denken dat het niet past en dat zij er dan op worden afgerekend. Maar is het ook nodig om op safe te spelen? De vraag is misschien eerder: hoe zorg je ervoor dat je niet sorry hoeft te zeggen tenzij je bedoeld: sorry, ik had veel eerder met Drum Cafe in zee moeten gaan :-).

Doelgroep
Drum Cafe weet dat als iemand een congres of ander groot evenement organiseert, er aan heel veel zaken gedacht moet worden. Passende locatie, eten en drinken, overnachtingen, heen- en terugreizen,  sprekers: alles moet goed doordacht zijn.

3e638f6845a6b307dccb6845e4267194En ook al heb je gepassioneerde sprekers en interessante workshops, het moment komt dat de aandacht afneemt. Dan moet je als organisator zorgen dat de aanwezigen nieuwe energie krijgen. Dat werkt het beste door mensen in een niet-alledaagse setting door een ´energizer´ uit hun rationele denken te halen.

De eventmanager heeft daarbij de  verantwoordelijkheid om te zorgen dat het entertainment aansluit bij de doelgroep. Entertainment mag niet banaal, seksistisch of ordinair zijn. Iedereen moet het entertainment appreciëren en niemand mag zich aangevallen voelen het moet passen in een zakelijke omgeving

Als Drum Cafe geven we interactieve energizers met drums,  Boomwhackers of body-beats.
Maar we begeleiden ook teambuilding en managementtrainingen waar we mensen uit hun comfort-zone halen en ze juist contact mogen of zelfs moeten maken met hun buren.

Dia 1Doelstelling
Heel belangrijk is dus dat we vóóraf goed doorspreken wat de doelgroep is en de verwachte resultaten. We zijn ons bewust van het effect van het event binnen de strategie, bedrijfscultuur, context en bedrijfsdoelstellingen. We wéten dus gewoon waarom we een bepaalde keuze maken.

Check, check, dubbelcheck
Onlangs was ik op een bijeenkomst met een bont gezelschap om best practices met elkaar te delen. Daar kan ik oprecht van genieten omdat iedereen de kans heeft om nieuwe ideeën op te doen, geïnspireerd te raken en te leren ons werk te verbeteren. Eén discussie is mij in het bijzonder bijgebleven omdat ik me er niets bij voor kon (en kan) stellen. Een eventplanner vertelde dat zij nooit een draaiboek maakt. “Alles zit in mijn hoofd” was haar reactie op mijn vragen. Welke vragen ik ook stelde om voor mezelf helder te krijgen hoe zij dat dan toch doet: als zij ziek worden of de auto niet wil starten? Noem maar op. Nee, het was simpel, ook haar collega wist wel wat in haar hoofd zat want ze werkten al zo lang samen. De meeste aanwezigen reageerden op zijn zachts gezegd verbaasd.

congres-organiseren-grote-zaal-beurs-van-berlage-amsterdamTjonge, waar zou ik zijn zonder mijn draaiboeken? Soms is mijn hoofd een vergiet en hoe meer je wilt of moet onthouden, hoe minder erin blijft zitten. Althans zo lijkt het. Zelfs voor verjaardagsfeestjes – toen ik die nog voor mijn zoons organiseerde – maakte ik een draaiboekje. Noem het beroepsdeformatie, noem het control freak, noem het wat je wilt. Het gaf mij en andere betrokkenen rust en het werd een stuk eenvoudiger om te improviseren als iets anders liep dan voorzien.

Dus doe zoals de NASA bij het plannen van een ruimtereis: bedenk en controleer zoveel als je kunt, hou je aan het draaiboek en vertrouw daarbij op het improvisatietalent van zorgvuldig uitgekozen medewerkers en professionele partners.

Fijne dag verder,
Patrick Tromp
CEO Drum Cafe

Donkere dagen… Winterblues

Depressief? Drummen helpt.

In de zomer is er niets aan de hand, maar zodra de blaadjes aan de bomen beginnen te vallen laat het lichaam je soms in de steek. Moeheid, weinig energie, somberheid, een grote behoefte aan slapen, gewichtstoename door een toegenomen behoefte aan calorierijk voedsel, zijn enkele kenmerkende symptomen van een winterdepressie of winterdip.

In Scandinavië, waar het een groot deel van het jaar erg donker is, komt depressie door een tekort aan licht vrij veel voor (het SAD syndroom: seasonal affective disorder). Maar de moderne mens leeft in het algemeen een erg donker bestaan: donkere kantoorgebouwen en huiskamers, geen markten maar overdekte winkelcentra, vervoer in auto’s, bussen, treincoupés enz.

Oorzaak is duister
De oorzaken van een winterdepressie zijn nog niet geheel bekend. Wel is vastgesteld dat de hoeveelheid daglicht van invloed is op de ‘melatonine spiegel’. Melatonine is een hormoon dat ’s avonds wordt aangemaakt en ervoor zorgt dat je slaperig wordt. Melatonine zorgt dus voor een gezond dag- en nachtritme (biologische klok). In de winter, wanneer er weinig daglicht is, kan de concentratie melatonine overdag hoog zijn. Hierdoor zijn mensen met een winterdepressie ook overdag erg moe.

Behandelingen
En wat kun je er zoal aan doen?

Lichttherapie
Behalve zuurstof, water en voedsel heeft ons lichaam ook een bepaalde hoeveelheid licht nodig. Dit licht moeten we via onze ogen binnenkrijgen (het is dus een andere kwestie dan de productie van vitamine D op de huid door blootstelling aan zonlicht). Je huisarts beveelt je dan ook vaak in eerste instantie lichttherapie met lampen aan. Lichttherapie heeft het beste effect wanneer je ’s ochtends een half uurtje voor de lamp zit. ’Via je ogen wordt er dan een ‘daglicht’-signaal aan je hersenen doorgegeven dat je melatoninespiegel laat dalen. Hierdoor wordt je bioritme weer hersteld en voel je je minder moe en somber. Je krijgt dan weer een normaal dag- en nachtritme. Los daarvan is het natuurlijk aan te bevelen om elke dag even buiten door te brengen.

Melatoninetabletten
Soms schrijft de arts je melatoninetabletten die er voor zorgt dat je eerder in slaapt valt.

Antidepressiva
Er zijn natuurlijk stoffen zoals het St- Janskruid maar ook chemische middelen die effect hebben op stofjes in je hersenen die invloed hebben op onze stemming (neuro-transmitters).

Dansen en drummen
Hoewel echt depressieve mensen het liefst de hele dag in bed blijven liggen met de gordijnen dicht, zouden ze zich veel fijner gaan voelen als ze elke dag flink de bloed- en zuurstofcirculatie zouden stimuleren door gerichte lichaamsbeweging. Dat stimuleert o.a. bepaalde neurotransmitters.

Lichaamsbeweging in combinatie met akoestische instrumenten zoals drums, xylofoon, bongo´s én andere mensen is nog beter tegen een depressie .  Het uitgebreide onderstaand overzichtsartikel over hersenen en muziek geeft een voortreffelijk beeld van de huidige stand van zaken.

De verklaring kan zijn dat muziek er voor zorgt dat via de amygdala het ventrale tegmentale centrum wordt geactiveerd. Dit centrum maakt dopamine aan. Als deze stof in het pleziercentrum (nucleus accumbens) komt, ontstaan er plezierige gevoelens .

En laat dit nu nét de ingrediënten van een onze drumsessies zijn.
Plezier, humor, beweging en muziek!

Misschien zijn het ook de Afrikaanse roots van Drum Cafe.
Afrika waar het licht volop schijnt en SAD niet voorkomt.

Enkele kenmerken van een winterdepressie zijn:

  • Een verschuiving van het dag-nachtritme, waarbij men steeds later op de dag zich “wakker” voelt
  • (Extreme) vermoeidheid
  • Veel behoefte aan slaap, zelfs als men al meer dan normaal slaapt
  • Een verstoord eetpatroon (over het algemeen meer en koolhydraatrijk willen eten. Minder willen gaan eten is eerder een kenmerk van een niet seizoensgebonden depressie)
  • Een meer dan normaal aanwezige somberheid
  • Het gevoel hebben niet meer in balans te zijn
  • Minder behoefte aan sociale contacten (opdoen), soms zelfs afsluiting voor de buitenwereld
  • Prikkelbaar
  • Huilirig
  • Verward
  • Lusteloos

Niet langer depri lopen drammen maar kom lekker dansen en drummen :-).

 

 

http://www.aalbers.nu/pdf/onderzoeksopzet%20kortdurende%20individuele%20actieve%20muziektherapie%20bij%20depressie%20-%20sonja%20aalbers.pdf
http://wetenschap.infonu.nl/wetenschappers/140924-hersenen-muziek-en-gedrag.html

 

Beat the Brexit

The outcome of the referendum in England was a clear signal.
One final call we would say at Drum Cafe. And what a call it was.

With a big bang, the British left themselves and many in Europe dazed behind.
So, Brexit it is. What now? What else could have be done?

As we wade through the media an important lesson in leadership shows up:leadership2

Communication is core business
I do not know about your ready-to-use knowledge regarding benefits of a united Europe, but many British man on the street had difficulties to mention something that was worthwhile to stay for them in the European Union.

Proponents shielded with generalities as protection against war, open borders, easy work permits, a single currency and free movement of goods. Generally subjects particularly known well to governments and large companies but barely hit “George and Mildred” in everydays life.

The opponents had it easier; they played conveniently onto sentiments as the so called stealing of jobs and homes by migrants and refugees. Such kind of populism we sadly all know too well for centuries and unfortunately always used in times of economic crisis.

leadership

Fear, selfishness and especially ignorance are important drivers of human behavior. And this behavior was the main reason that a relatively small majority could force a very important decision. Whether that is good or bad, I leave to you. The point here is that a leader has to bend  ignorance to knowledge.

Because it is very striking that the importance of good communication is still underestimated again and again. Once told a comrade to me: ‘You have said it, but I did not hear it’. That could have been up to me but also people hear want they want to hear, because the message in this case was not so pleasant.

So as the receiving party you must be of good will. For if you do not like the message or do not take the messenger seriously, you can easily outhaul the other. Overwhelm him with lots of noise and nonsense, just like what happened before the Brexit polls.

West African drumIt’s like playing drums. It’s not every man for himself tapping autistic on the drum. You do not play in a bubble but you have to watch and listening, really hear and understand each other.Hands on a globe

United we play, divided we pray
For years Brussels (headquarter European Union) pushed aside reasonable objections as insignificant British sentiments. And British leaders probably lost their appetite to explain the benefits of a United Europe to all those ‘fools’ who did not comprehend the big picture.

But explaining complicated matters to ordinary people like you and me is exactly one of the main tasks of a leader. That job is never done, no final call or break for that matter.

At Drum Cafe Benelux we take time to feel the rhythm, so that you’re not ‘off beat’ .
Our facilitators and musicians have the skills to let any group of people play together in harmony.Working Together
This sounds beautiful and is definitely a lot more fun.

So play with us … One beat at a time.
Patrick Tromp