Congres Organiseren, doe als NASA

congres-full-service-9c492cb52c68a3ba5b41c68ac02e4423

Bijna showtime
Ik sta al bij de regietafel. Even later worden de andere drummers ook gewenkt door de regisseur en zij lopen stilletjes naar voren. Sommige gasten (medewerkers bank) kijken even nieuwsgierig naar hun maar wenden dan hun blik weer naar voren naar de presentator en de grote TV-schermen waarop wisselende beelden en slogans voor het nieuwe bedrijf te zien zijn.

Verscholen in het halfdonker wachten we bij de regie ruimte. Tientallen lampjes knipperen, mannen kijken geconcentreerd naar beeldschermen waarop gekleurde balkjes heen en weer flitsen. We zien beelden van de twee camera´s die vóór en naast het podium staan. Voortdurend worden schuifjes heen en weer geschoven terwijl de regisseur zachtjes maar resoluut aanwijzingen geeft. Opperste concentratie hier in deze NASA-achtige ruimte.

fotowerkwijze_congresorganisatie

Better safe than sorry?
Toegegeven, om het organiseren van een congres te vergelijken met een reis naar de maan is een beetje vergezocht. Toch zijn er overeenkomsten in de aanpak van zo´n event en een groot bedrijfsevenement. Organisatoren vinden het soms lastig om een sessie met Drum Cafe in te plannen omdat ze denken dat het niet past en dat zij er dan op worden afgerekend. Maar is het ook nodig om op safe te spelen? De vraag is misschien eerder: hoe zorg je ervoor dat je niet sorry hoeft te zeggen tenzij je bedoeld: sorry, ik had veel eerder met Drum Cafe in zee moeten gaan :-).

Doelgroep
Drum Cafe weet dat als iemand een congres of ander groot evenement organiseert, er aan heel veel zaken gedacht moet worden. Passende locatie, eten en drinken, overnachtingen, heen- en terugreizen,  sprekers: alles moet goed doordacht zijn.

3e638f6845a6b307dccb6845e4267194En ook al heb je gepassioneerde sprekers en interessante workshops, het moment komt dat de aandacht afneemt. Dan moet je als organisator zorgen dat de aanwezigen nieuwe energie krijgen. Dat werkt het beste door mensen in een niet-alledaagse setting door een ´energizer´ uit hun rationele denken te halen.

De eventmanager heeft daarbij de  verantwoordelijkheid om te zorgen dat het entertainment aansluit bij de doelgroep. Entertainment mag niet banaal, seksistisch of ordinair zijn. Iedereen moet het entertainment appreciëren en niemand mag zich aangevallen voelen het moet passen in een zakelijke omgeving

Als Drum Cafe geven we interactieve energizers met drums,  Boomwhackers of body-beats.
Maar we begeleiden ook teambuilding en managementtrainingen waar we mensen uit hun comfort-zone halen en ze juist contact mogen of zelfs moeten maken met hun buren.

Dia 1Doelstelling
Heel belangrijk is dus dat we vóóraf goed doorspreken wat de doelgroep is en de verwachte resultaten. We zijn ons bewust van het effect van het event binnen de strategie, bedrijfscultuur, context en bedrijfsdoelstellingen. We wéten dus gewoon waarom we een bepaalde keuze maken.

Check, check, dubbelcheck
Onlangs was ik op een bijeenkomst met een bont gezelschap om best practices met elkaar te delen. Daar kan ik oprecht van genieten omdat iedereen de kans heeft om nieuwe ideeën op te doen, geïnspireerd te raken en te leren ons werk te verbeteren. Eén discussie is mij in het bijzonder bijgebleven omdat ik me er niets bij voor kon (en kan) stellen. Een eventplanner vertelde dat zij nooit een draaiboek maakt. “Alles zit in mijn hoofd” was haar reactie op mijn vragen. Welke vragen ik ook stelde om voor mezelf helder te krijgen hoe zij dat dan toch doet: als zij ziek worden of de auto niet wil starten? Noem maar op. Nee, het was simpel, ook haar collega wist wel wat in haar hoofd zat want ze werkten al zo lang samen. De meeste aanwezigen reageerden op zijn zachts gezegd verbaasd.

congres-organiseren-grote-zaal-beurs-van-berlage-amsterdamTjonge, waar zou ik zijn zonder mijn draaiboeken? Soms is mijn hoofd een vergiet en hoe meer je wilt of moet onthouden, hoe minder erin blijft zitten. Althans zo lijkt het. Zelfs voor verjaardagsfeestjes – toen ik die nog voor mijn zoons organiseerde – maakte ik een draaiboekje. Noem het beroepsdeformatie, noem het control freak, noem het wat je wilt. Het gaf mij en andere betrokkenen rust en het werd een stuk eenvoudiger om te improviseren als iets anders liep dan voorzien.

Dus doe zoals de NASA bij het plannen van een ruimtereis: bedenk en controleer zoveel als je kunt, hou je aan het draaiboek en vertrouw daarbij op het improvisatietalent van zorgvuldig uitgekozen medewerkers en professionele partners.

Fijne dag verder,
Patrick Tromp
CEO Drum Cafe

Welke invloed heeft muziek op je brein, lichaam en geest

Welke invloed heeft drummen heeft op je gedachte, lichaam, je geest  én je ´omgeving´?

Gedachte
Tien tegen één dat je tijdens het drummen niet bezig bent met je to-do lijstje. Drummen helpt ons om het verstand even op nul te zetten. Sterker nog, onderzoek wijst uit dat een bepaald deel van het cognitieve brein daadwerkelijk uitgeschakeld wordt.

Piekeren
Vooral tijdens improviseren. Niemand verteld je welke beat je moet spelen of hoe je liedje moet klinken; dat verzin je ter plekke. Het blijkt dat het deel dat wordt aangesproken tijdens improvisatie hetzelfde deel is dat actief is wanneer je spreekt over wie je werkelijk bent.

Gedachte

En het deel dat uitschakelt wordt self-sensoring genoemd, oftewel je alledaagse gedoe over jezelf en hoe anderen mogelijk naar je kijken is op slot….kan geen kwaad toch :-).

Lichaam
Nog een weetje… Na een klein uurtje drummen met zijn allen, is de hoeveelheid witte bloedcellen substantieel toegenomen. Witte bloedcellen verdedigen het lichaam tegen ongewenste indringers, net als de drums vroeger de inwoners van een dorp waarschuwden tegen overvallers. Je immuunsysteem is dus sterk verbeterd door het drummen. Niet door te luisteren, maar door te doen.

immuunafweer
Op een gitaar meerdere snaren en fretten,
op een piano nog meer toetsen dat betekent dat je er snel naast kan zitten.
Op de Djembé daarentegen moet je al erg je best doen om, na even oefenen, niet een leuk ritme te produceren. Velen van ons hebben tenslotte al leren drummen op de potten en pannen van je moeder. Je grote voorbeeld was misschien wel die te gekke drummer van de Muppets: Animal.
Ken je hem nog? Kon vreselijk uit zijn dak gaan.
Laat het beest in je maar vrij. Laat je gedachten los, je armen ontspannen en raggen maar.
Door stevig te drummen verbrand je net zoveel calorieën als een uurtje fittnes

Geest
Drummen geeft je letterlijk energie.
Het is pure levensvreugde die omhoog borrelt en een grote grijns op je gezicht tovert.

Vreugde
De Djembé is daarnaast het oudste instrument om contact te leggen met andere werkelijkheden, de Sjamanen zeggen dat het geluid van de drum ze laat reizen tussen de verschillende dimensies en via de vibraties genezing bevorderen.
Wij weten dat iedereen straalt na een partijtje drummen.

Omgeving
En als je al straalt, blij bent en je gelukkig voelt….wie is dan nog boos op zijn buurman of collega? Als je samen drumt ben je letterlijk op hetzelfde niveau. Het maakt niet uit of je arts of loodgieter bent. Als je drumt ben je gelijkwaardig.
In sociale relaties zijn twee zaken heel belangrijk: gevoel van controle en mate van steun.
Je leert luisteren naar elkaar, je beurt afwachten maar ook je kans pakken om te soleren.
Ik heb in verschillende landen drum circles gefaciliteerd en soms begrepen ze mijn uitleg niet maar de handgebaren en ritmes zijn universele talen.
Drummen springt over sociale- en taalbarrières heen; ze zijn niet meer belangrijk om elkaar echt te verstaan. Je spreekt namelijk een gemeenschappelijke taal:
RITME VERBINDT ONS ALLEMAAL

Hands on a globe --- Image by © Royalty-Free/Corbis

Doe even mee, gewoon op je drum slaan en zingen…

Ik sla op m’n drum
Ik hoor de beat van m’n drum
Ik voel de beat van m’n drum
Ik beweeg op de beat van m’n drum
Ik dans op de beat van m’n drum
Ik leef op de beat van m’n drum
Ik eet op de beat van m’n drum
Ik drink op de beat van m’n drum
Ik ben de beat van m’n drum

Meer weten:

www.drumcafe.nl/news/dokters-recept/
www.drumcafe.nl/facts/positieve-vibes/

 

Congres organiseren, doe als NASA

 

congres-full-service-9c492cb52c68a3ba5b41c68ac02e4423

Bijna showtime
Ik sta al bij de regietafel. Even later worden de andere drummers ook gewenkt door de regisseur en zij lopen stilletjes naar voren. Sommige gasten (medewerkers bank) kijken even nieuwsgierig naar hun maar wenden dan hun blik weer naar voren naar de presentator en de grote TV-schermen waarop wisselende beelden en slogans voor het nieuwe bedrijf te zien zijn.

Verscholen in het halfdonker wachten we bij de regie ruimte. Tientallen lampjes knipperen, mannen kijken geconcentreerd naar beeldschermen waarop gekleurde balkjes heen en weer flitsen. We zien beelden van de twee camera´s die vóór en naast het podium staan. Voortdurend worden schuifjes heen en weer geschoven terwijl de regisseur zachtjes maar resoluut aanwijzingen geeft. Opperste concentratie hier in deze NASA-achtige ruimte.

fotowerkwijze_congresorganisatie

Better safe than sorry?
Toegegeven, om het organiseren van een congres te vergelijken met een reis naar de maan is een beetje vergezocht. Toch zijn er overeenkomsten in de aanpak van zo´n event en een groot bedrijfsevenement. Organisatoren vinden het soms lastig om een sessie met Drum Cafe in te plannen omdat ze denken dat het niet past en dat zij er dan op worden afgerekend. Maar is het ook nodig om op safe te spelen? De vraag is misschien eerder: hoe zorg je ervoor dat je niet sorry hoeft te zeggen tenzij je bedoeld: sorry, ik had veel eerder met Drum Cafe in zee moeten gaan :-).

Doelgroep
Drum Cafe weet dat als iemand een congres of ander groot evenement organiseert, er aan heel veel zaken gedacht moet worden. Passende locatie, eten en drinken, overnachtingen, heen- en terugreizen,  sprekers: alles moet goed doordacht zijn.

3e638f6845a6b307dccb6845e4267194En ook al heb je gepassioneerde sprekers en interessante workshops, het moment komt dat de aandacht afneemt. Dan moet je als organisator zorgen dat de aanwezigen nieuwe energie krijgen. Dat werkt het beste door mensen in een niet-alledaagse setting door een ´energizer´ uit hun rationele denken te halen.

De eventmanager heeft daarbij de  verantwoordelijkheid om te zorgen dat het entertainment aansluit bij de doelgroep. Entertainment mag niet banaal, seksistisch of ordinair zijn. Iedereen moet het entertainment appreciëren en niemand mag zich aangevallen voelen het moet passen in een zakelijke omgeving

Als Drum Cafe geven we interactieve energizers met drums,  Boomwhackers of body-beats.
Maar we begeleiden ook teambuilding en managementtrainingen waar we mensen uit hun comfort-zone halen en ze juist contact mogen of zelfs moeten maken met hun buren.

Dia 1Doelstelling
Heel belangrijk is dus dat we vóóraf goed doorspreken wat de doelgroep is en de verwachte resultaten. We zijn ons bewust van het effect van het event binnen de strategie, bedrijfscultuur, context en bedrijfsdoelstellingen. We wéten dus gewoon waarom we een bepaalde keuze maken.

Check, check, dubbelcheck
Onlangs was ik op een bijeenkomst met een bont gezelschap om best practices met elkaar te delen. Daar kan ik oprecht van genieten omdat iedereen de kans heeft om nieuwe ideeën op te doen, geïnspireerd te raken en te leren ons werk te verbeteren. Eén discussie is mij in het bijzonder bijgebleven omdat ik me er niets bij voor kon (en kan) stellen. Een eventplanner vertelde dat zij nooit een draaiboek maakt. “Alles zit in mijn hoofd” was haar reactie op mijn vragen. Welke vragen ik ook stelde om voor mezelf helder te krijgen hoe zij dat dan toch doet: als zij ziek worden of de auto niet wil starten? Noem maar op. Nee, het was simpel, ook haar collega wist wel wat in haar hoofd zat want ze werkten al zo lang samen. De meeste aanwezigen reageerden op zijn zachts gezegd verbaasd.

congres-organiseren-grote-zaal-beurs-van-berlage-amsterdamTjonge, waar zou ik zijn zonder mijn draaiboeken? Soms is mijn hoofd een vergiet en hoe meer je wilt of moet onthouden, hoe minder erin blijft zitten. Althans zo lijkt het. Zelfs voor verjaardagsfeestjes – toen ik die nog voor mijn zoons organiseerde – maakte ik een draaiboekje. Noem het beroepsdeformatie, noem het control freak, noem het wat je wilt. Het gaf mij en andere betrokkenen rust en het werd een stuk eenvoudiger om te improviseren als iets anders liep dan voorzien.

Dus doe zoals de NASA bij het plannen van een ruimtereis: bedenk en controleer zoveel als je kunt, hou je aan het draaiboek en vertrouw daarbij op het improvisatietalent van zorgvuldig uitgekozen medewerkers en professionele partners.

Fijne dag verder,
Patrick Tromp
CEO Drum Cafe