Congres Organiseren, doe als NASA

congres-full-service-9c492cb52c68a3ba5b41c68ac02e4423

Bijna showtime
Ik sta al bij de regietafel. Even later worden de andere drummers ook gewenkt door de regisseur en zij lopen stilletjes naar voren. Sommige gasten (medewerkers bank) kijken even nieuwsgierig naar hun maar wenden dan hun blik weer naar voren naar de presentator en de grote TV-schermen waarop wisselende beelden en slogans voor het nieuwe bedrijf te zien zijn.

Verscholen in het halfdonker wachten we bij de regie ruimte. Tientallen lampjes knipperen, mannen kijken geconcentreerd naar beeldschermen waarop gekleurde balkjes heen en weer flitsen. We zien beelden van de twee camera´s die vóór en naast het podium staan. Voortdurend worden schuifjes heen en weer geschoven terwijl de regisseur zachtjes maar resoluut aanwijzingen geeft. Opperste concentratie hier in deze NASA-achtige ruimte.

fotowerkwijze_congresorganisatie

Better safe than sorry?
Toegegeven, om het organiseren van een congres te vergelijken met een reis naar de maan is een beetje vergezocht. Toch zijn er overeenkomsten in de aanpak van zo´n event en een groot bedrijfsevenement. Organisatoren vinden het soms lastig om een sessie met Drum Cafe in te plannen omdat ze denken dat het niet past en dat zij er dan op worden afgerekend. Maar is het ook nodig om op safe te spelen? De vraag is misschien eerder: hoe zorg je ervoor dat je niet sorry hoeft te zeggen tenzij je bedoeld: sorry, ik had veel eerder met Drum Cafe in zee moeten gaan :-).

Doelgroep
Drum Cafe weet dat als iemand een congres of ander groot evenement organiseert, er aan heel veel zaken gedacht moet worden. Passende locatie, eten en drinken, overnachtingen, heen- en terugreizen,  sprekers: alles moet goed doordacht zijn.

3e638f6845a6b307dccb6845e4267194En ook al heb je gepassioneerde sprekers en interessante workshops, het moment komt dat de aandacht afneemt. Dan moet je als organisator zorgen dat de aanwezigen nieuwe energie krijgen. Dat werkt het beste door mensen in een niet-alledaagse setting door een ´energizer´ uit hun rationele denken te halen.

De eventmanager heeft daarbij de  verantwoordelijkheid om te zorgen dat het entertainment aansluit bij de doelgroep. Entertainment mag niet banaal, seksistisch of ordinair zijn. Iedereen moet het entertainment appreciëren en niemand mag zich aangevallen voelen het moet passen in een zakelijke omgeving

Als Drum Cafe geven we interactieve energizers met drums,  Boomwhackers of body-beats.
Maar we begeleiden ook teambuilding en managementtrainingen waar we mensen uit hun comfort-zone halen en ze juist contact mogen of zelfs moeten maken met hun buren.

Dia 1Doelstelling
Heel belangrijk is dus dat we vóóraf goed doorspreken wat de doelgroep is en de verwachte resultaten. We zijn ons bewust van het effect van het event binnen de strategie, bedrijfscultuur, context en bedrijfsdoelstellingen. We wéten dus gewoon waarom we een bepaalde keuze maken.

Check, check, dubbelcheck
Onlangs was ik op een bijeenkomst met een bont gezelschap om best practices met elkaar te delen. Daar kan ik oprecht van genieten omdat iedereen de kans heeft om nieuwe ideeën op te doen, geïnspireerd te raken en te leren ons werk te verbeteren. Eén discussie is mij in het bijzonder bijgebleven omdat ik me er niets bij voor kon (en kan) stellen. Een eventplanner vertelde dat zij nooit een draaiboek maakt. “Alles zit in mijn hoofd” was haar reactie op mijn vragen. Welke vragen ik ook stelde om voor mezelf helder te krijgen hoe zij dat dan toch doet: als zij ziek worden of de auto niet wil starten? Noem maar op. Nee, het was simpel, ook haar collega wist wel wat in haar hoofd zat want ze werkten al zo lang samen. De meeste aanwezigen reageerden op zijn zachts gezegd verbaasd.

congres-organiseren-grote-zaal-beurs-van-berlage-amsterdamTjonge, waar zou ik zijn zonder mijn draaiboeken? Soms is mijn hoofd een vergiet en hoe meer je wilt of moet onthouden, hoe minder erin blijft zitten. Althans zo lijkt het. Zelfs voor verjaardagsfeestjes – toen ik die nog voor mijn zoons organiseerde – maakte ik een draaiboekje. Noem het beroepsdeformatie, noem het control freak, noem het wat je wilt. Het gaf mij en andere betrokkenen rust en het werd een stuk eenvoudiger om te improviseren als iets anders liep dan voorzien.

Dus doe zoals de NASA bij het plannen van een ruimtereis: bedenk en controleer zoveel als je kunt, hou je aan het draaiboek en vertrouw daarbij op het improvisatietalent van zorgvuldig uitgekozen medewerkers en professionele partners.

Fijne dag verder,
Patrick Tromp
CEO Drum Cafe

Talking Drum

Vóór Facebook was er de Talking Drum.
Lang vóór de telefoon, email, Facebook of Twitter was de trommel het voornaamste communicatiemiddel bij stammen in Afrika. Om de dorpsbewoners ’s ochtends wakker te maken. Of om een boodschap door te geven. Dat doen ze met een ‘talking drum’. De ‘talking drum’ was, én is,  in sommige delen van West-Afrika een belangrijk communicatiemiddel. Hij ontleent zijn naam aan het doel waarvoor hij bestemd is, namelijk communiceren. Met de talking-drum kun je namelijk de menselijke spraak nabootsen. Afrikaanse talen zijn net als Chinees, tonaal, de toonhoogte is belangrijk bij het bepalen van de betekenis van een bepaald woord.

Deze trommels hebben de vorm van een kleine zandloper en de twee vellen zijn verbonden door touwen. Dankzij deze ingenieuze constructie kan de spanning van het vel aangepast worden. De speler, die de drum onder zijn oksel houdt, kan met zijn arm de koorden aanspannen of loslaten waardoor de spanning van het vel te regelen is. De tonen komen overeen met de tonen binnen de Afrikaanse talen en worden geproduceerd met de hand en een stok. De drummers die deze kunst beheersen zijn niet alleen goede trommelaars, maar ook gevorderde vertellers, historici en poëten. Zij vergaarden heel wat kennis over West-Afrikaanse geschiedenis en cultuur en laten het op deze manier voortleven. Als ´griots´, rondreizende vertellers (en soms genezers), reisden ze van dorp naar dorp en zorgen voor verbinding tussen stammen en individuele mensen. Zoiets als groepen en individuele profielen bij Facebook.

In 1949 schrijft een Engels emigrant, John F. Carrington, in zijn boek ´The Talking Drums van Afrika´ hoe de Afrikaanse drummers in staat waren om complexe boodschappen over grote afstanden te communiceren.  Lage tonen zijn mannelijke woorden en hoge tonen vrouwelijke. De drummer communiceert via de zinnen en pauzes. De spreektaal wordt omgezet in trommeltaal.  Zo kunnen mededelingen met hoge snelheid op zeer grote afstanden overgeseind worden. Hij hoorde dat aan kort woord dat werd geslagen op de drums een extra zinsnede werd toegevoegd. Die zou overbodig zijn in gewone spraak, maar geeft de context aan waar het over gaat.

Bijvoorbeeld: het bericht ‘Kom terug naar huis’ kan worden vertaald door de drummers als: ‘Maak je voeten terugkomen op de manier waarop zij gingen, laat je benen terug gaan op de manier dat zij gingen, plant je voeten en je benen in het dorp dat tot ons behoort’.

Enkele woorden worden vertaald in zinnen.  Bijvoorbeeld, ‘maan’ zou worden gespeeld als ‘de blikken van de maan zijn gericht op de aarde’, en ‘oorlog’ als ‘het is oorlog let je op voor hinderlagen’.

De extra zinnen bieden een context om om de fundamentele boodschap door te geven. Deze zinnen kon je niet zomaar verzinnen op eigen houtje. De trommel studenten werd die bepaalde zin die samenviel met elk woord strikt onderwezen opdat er geen misverstanden konden ontstaan.

Bij het gebruik van Twitter zou die context ook niet verkeerd zijn. De verbale vuiligheden zijn niet van de lucht en misverstanden en daardoor ruzies ontstaan razendsnel.

tama-sen talking-drum

 

 

 

 

Eén van de allergrootste drummer-griots, Mamady Keïta zegt: ´Soms ben ik bang dat onze toekomstige generatie de cultuur achter het drummen zal verliezen als we cultuur niet integreren in de vooruitgang van de technologie´. Want Facebook vrienden kun je niet aanraken. Je kan het scherm van de computer of mobieltje niet troosten. Maar het trommelen, zingen en dansen brengt mensen bij elkaar, het verenigt mensen in harmonie, het geeft het gevoel van samen doen: Ubuntu. Maar je moet het wel doen, doen-doen. Drum Cafe kan dat alleen maar onderstrepen!

Weetjes:

In de 20ste eeuw is de Talking drum een deel geworden van de populaire muziek in West-Afrika. Vooral in Mbalaxmuziek in Senegal en Fuji en Jùjú muziek in Nigeria. Eryka Badu gebruikte een Talking drum in haar nummer “My people” uit het album “New Amerykah Part One”. Zowel King Crimson, Tom Waits in “Trouble‟s Braids” als Youssou N‟Dour en Khadja Nin konden niet om deze trommels heen.

Ref:

– Carrington, J. F. (1949), The Talking Drums of Africa, Carey Kingsgate Press.